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Korrespondenz - Schnell und rechtssicher archivieren

Wussten Sie schon, dass nicht nur Rechnungen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen? Sie gelten auch für jegliche Korrespondenzen, die als Handelsbrief gewertet werden können sowie für sämtliche buchhaltungsrelevanten Unterlagen. Dieses gilt auch dann, wenn die Dokumente vielleicht auf den ersten Blick nicht als relevant zu erkennen sind. Es kann sich zum Beispiel um Excel-Tabellen zur Berechnung von Reisekosten oder Überstunden handeln.

Diese Dokumente müssen Sie zwingend in ihrer (elektronischen) Originalform aufbewahren, damit die Berechnungen jederzeit nachvollzogen werden können. Dokumente in Papierform können, mittels Scanverfahren, elektronisch erfasst und so rechtssicher und dauerhaft sicher archiviert werden.

Digitale Korrespondenz

Achten Sie und Ihre Mitarbeiter bei der digitalen Korrespondenz immer darauf ob es sich um Handelsbriefe handelt?

  • Bei jeder E-Mail?
  • Bei jeder heruntergeladenen Rechnung?
  • Bei jedem Bericht eines Online-Formulars?
  • Bei jedem (PDF-) Dokument was bei Ihnen eingeht?
  • Bei jeder Excel-Tabelle mit finanziellen Berechnungen oder Auswertungen?

Wahrscheinlich nicht. Begeben Sie sich auf die sichere Seite und archivieren Sie all diese Unterlagen revisionssicher. So haben Sie alle Unterlagen zur Verfügung und können bei einer Steuerprüfung auf Wunsch Einsicht gewähren.

Archivierung bei Office-Dokumenten

Wäre das nicht praktisch? Wenn Sie Ihre Office-Dokumente direkt über das Dokumentenmanagement-System speicher, aktualisieren und versionieren, erfüllen Sie die gesetzlichen Pflichten ganz automatisch. Und optimieren, ganz nebenbei, die Kommunikation mit Ihren Kunden- und Lieferantenkontakten. In Zukunft können Sie so alle Daten und Dokumente zu Ihren Kunden, Lieferanten und Partnern zentral an einem Ort abrufen.

Korrespondenz in Papierform

Neben der digitalen Korrespondenz gibt es auch zu Zeiten des papierlosen Büros noch Korrekspondenz in Papierform. Das Archivieren davon ist mit docuvita kinderleicht und kann auf verschiedene Arten erfolgen. Je nach Awendungsfall und Büroausstattung wird Ihr gesamter Schriftverkehr entweder direkt am Arbeitsplatz des verantwortlichen Mitarbeiters oder über ein Multifunktionsgerät in einer zentralen Poststelle gescannt und automatisch in docuvita verarbeitet. Egal welchen Weg Sie wählen, dank ausgeklügelter Ablagestrategien und moderner OCR-Technik stehen Ihnen die Informationen der kompletten Korrespondenz kontextbezogen oder per Suche in docuvita zur Verfügung.

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