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Suchfunktionen - Einfach, schnell und zielführend

Sie suchen nach einem archivierten Dokument? Dafür bietet Ihnen docuvita unterschiedliche Suchfunktionen: Von einfach und schnell bis hin zu komplexen, wiederkehrenden Abfragen. Schränken Sie über eine detaillierte Suchmaske die Ergebnismengen ein und schon kommen Sie unverzüglich zu Ihrem gesuchten Dokument.

Sämtliche Suchvorgänge können Sie zur späteren Verwendung speichern und jederzeit mit wenigen Klicks erneut starten. gespeicherte Suchvorgänge können Sie zudem für andere Nutzer freigeben und so effizienter mit komplexen Dokumentensammlungen arbeiten.

Wie funktioniert das?

Die leistungsfähige Suchfunktion von docuvita basiert auf den im Hintergrund arbeitenden docuvita.DocumentServices. Diese erkennen im OCR-Verfahren automatisch den Text von gescannten Dokumenten und lesen sämtliche Informationen aus E-Mails, Text- und Office-Dateien aus. Zusammen mit den Eigenschaftsfeldern der Dokumente (z.B. Vorgangsnummer, Aktenzeichen, Belegnummer und Dokumentart) stellen diese Informationen den Suchindex dar.

Jedes Mal, wenn ein Dokument geändert oder ein neues angelegt wird, wird dieser Index automatisch aktualisiert. Bei Suchen wird auf diesen besonders schnellen Index zugegriffen - das verkürzt die Suchdauer selbst bei kompelxen Archiven erheblich und reduziert die Belastung der Arbeitsplatz-Rechner.

Einfache Suche

Die einfache Suche erlaubt das schnelle Finden von Schlagworten in Ihren digitalen Dokumenten - egal ob diese im Dokument selbst enthalten sind oder als Eigenschaften zu dem Dokument hinterlegt wurden. Dies erfordert nur wenige Klicks und ist für die meisten alltäglichen Suchanfragen ausreichend.

Eigenschaftensuche

Über die Eigenschaftensuche können Sie speziell die Eigenschaftenfelder von Dokumenten durchsuchen. So finden Sie Dokumente, unabhängig von ihrem Inhalt, z.B. anhand ihres Erstellzeitraumes, Dokument-Autors, der Vorgangsnummer, anhand eines Aktenzeichens, einer Belegnummer oder Dokumentart.

Detailsuche

Erstellen Sie komplexe Abfragen basierend auf den Eigenschaftenfelder von Dokumente. Grenzen Sie Zeiträume ein oder fragen Sie verschiedenste Selektionskritieren ab. Auf diese Weise erstellen Sie im Handumdrehen Auswertungen. Zum Beispiel diese: Welche Eingangsrechnungen hat es für eine bestimmte Kostenstelle im Monat XY gegeben? Oder: Welche Dokumente wurden in einem bestimmten Zeitraum geändert oder erstellt?

Docuvita - Funktionen

  • Digitale Akte - Automatisch und auf Anhieb überzeugend Schaffen Sie Verknüpfungen zu Ihren datenführenden Anwendungen. Das können zum Beispiel Warenwirtschafts-, ERP-, PPS- oder CRM-Systeme, wie unsere WinLine, sein. Die dort vorhandenen
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  • Automatische Archivierung - Belegablage einfach automatisieren Archivieren Sie Ihre ausgehenden Belege direkt aus Ihrem Warenwirtschafts- oder ERP-System, beispiel WinLine, vollautomatisch in docuvita. Und das stets aktuell im laufenden Betrieb. Ein manueller
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  • Scanverfahren - Scannen mit dem docuvita.Client oder einem Netzwerkscanner Der docuvita.Client unterstützt alle gängigen manuellen Scanverfahren. docuvita bietet darüber hinaus jedoch den Vorteil der automatischen Dokument-Erfassung. Im Zusammenspiel mit dem docuvita.Autoprofiler
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  • Suchfunktionen - Einfach, schnell und zielführend Sie suchen nach einem archivierten Dokument? Dafür bietet Ihnen docuvita unterschiedliche Suchfunktionen: Von einfach und schnell bis hin zu komplexen, wiederkehrenden Abfragen. Schränken Sie über
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  • Schnittstellen - Für perfekte Integration Integriesen Sie Ihre bestehenden Anwendungen mit docuvita und starten Sie eine kontextbezogene Suche nach Akten oder Dokumenten direkt aus Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung heraus. Die in docuvita
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  • Webzugriff - Alles dabei, wo immer Sie sind Docuvita wird standardmäßig mit einem leistungsfähigen WebClient ausgeliefert. Dieser ist komplett browser-basiert und erfordert keinerlei Software-Installation. Dadurch reduziert sich nicht nur der Rollout-,
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  • OCR-Formularerkennung - Mit dem docuvita.ClickProfiler kein Problem Docuvita verfügt über leistungsfähige OCR-Funktionen zur automatischen Texterkennung in gescannten Dokumenten. Auf dieser Technik basiert auch die docuvita OCR Formularerkennung. Mit ihr ist es
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  • E-Mailarchivierung Sicher und gesetzeskonform. Mit docuvita legen Sie nicht nur Dokumente ab, sondern kommen auch der gesetzlichen Anforderung zur Archivierung von Geschäftsbriefen nach. Ihre E-Mails können Sie auf zwei verschiedene
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Docuvita - Produktkomponenten

  • docuvita.Server Leistungsfähige Technik. Kinderleicht bedienbar. Der docuvita.Server ist das Herzstück des docuvita Dokumentenmanagement-Systems. Der docuvita.Server regelt die Dokumentarchivierung sowie die Speicherung und Zuordnung von Metadaten in der Datenbank und sichert
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  • docuvita.Client Intuitiv und komfortabel. Der docuvita.Client bietet Anwendern bequemen Zugriff auf alle Funktionen des docuvita Dokumentenmanagement-Systems. Seine intuitive Benutzeroberfläche ist an den Windows Explorer angelehnt und lässt sich ohne hohen
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  • docuvita.Admin Zentrale Verwaltung der Produktkomponenten Der docuvita.Admin ist die zentrale Verwaltungsinstanz für alle docuvita Produktkomponenten. Die einzelnen Programmbestandteile (Server, AutoProfiler, DatabaseService, DocumentServices) können hier an zentraler Stelle übersichtlich verwaltet, eingerichtet
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  • docuvita.AutoProfiler Automatisierte Dokumentverarbeitung Über den docuvita.AutoProfiler importieren Sie Dokumente ganz automatisch. Er nimmt die zu verarbeitenden Dateien über Ordner oder E-Mailpostfächer entgegen, wertet sie auf Basis verschiedener, individuell abgestimmter Verfahren
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  • docuvita.SystemLink Die flexible Schnittstelle zu Drittsystemen Mit der docuvita.SystemLink Schnittstelle können Sie externe Datenbanken mit dem docuvita Dokumentenmanagement-System verbinden. So lassen sich – nach einmaliger Konfiguration – Stammdaten aus anderen Systemen (z.B.
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  • docuvita.Plugins Für noch mehr Funktionalität docuvita.ScanClientDer docuvita.ScanClient dient zum Scannen von Dokumenten über einen TWAIN fähigen Scanner. Die so gescannten Dokumente werden über eine sichere Verbindung an den Eingangsordner des
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